Planejamento orçamentário do Grupo CalCenter torna-se mais ágil e produtivo com o Plano da AllStrategy

Software intuitivo deu também mais autonomia aos usuários, diminuindo o tempo de carregamento do orçamento no sistema de um dia para cinco minutos

O CalCenter, um dos quatro maiores grupos varejistas do Brasil, escolheu o software de gestão orçamentária e de performance Plano, da AllStrategy, para tornar seu processo de planejamento orçamentário mais ágil e produtivo.  Antes da implantação, há um ano, carregar o orçamento no sistema levava cerca de um dia. Atualmente, com o novo software, a mesma operação dura apenas cinco minutos.

“Precisávamos de um sistema que nos desse agilidade no processo orçamentário, composto por várias etapas de construção e aprovação, partindo do gerente da loja ao presidente do grupo, abrangendo 30 diferentes áreas”, conta Jesielly de Souza Rosa, especialista em Controladoria e gestora do projeto. O Grupo tem 1.650 colaboradores em suas lojas Studio Z e Gabriela, e 350 colaboradores no Centro Administrativo, Centro de Distribuição e Calcard. O Centro Administrativo e de Distribuição, localizado em Palhoça, SC, está construído em uma área total de 6.700 m².

De acordo com Jesielly, além do processo orçamentário ter se tornado mais ágil e produtivo, outra grande vantagem com a adoção do Plano foi a autonomia que o sistema trouxe aos usuários. “Hoje não dependo da TI para parametrizar, carregar ou resolver qualquer problema; 95% consigo resolver sozinha ou com o suporte da Allstrategy, que é muito rápido nas soluções”, afirma.

Após a implementação do Plano, a Calcenter passou a fazer o planejamento orçamentário, em nível de gestão, em tempo real. Todos os gestores, incluindo o presidente, são usuários do sistema, em todas as 30 áreas da empresa. “Temos acessos somente para os gestores, mas com os novos módulos GMD e Mapa Estratégico implantados, queremos atingir também os gerentes das lojas e regionais”, afirma a especialista.

“O projeto no Grupo CalCenter é um bom exemplo de que um sistema não precisa ser caro e ter implementação demorada para ser confiável. Pelo contrário, hoje em dia as empresas buscam soluções rápidas e descomplicadas até para suas áreas mais sensíveis, como costuma ser a gestão orçamentária”, afirma Carlos Augusto Moreira, CEO da AllStrategy. “Sem dúvida, o grupo Calcenter é um dos grandes cases da AllStrategy na área de varejo, e estamos felizes por termos sidos selecionados como parceiros nesse projeto”.

Um dos principais motivos que levaram a empresa a escolher o software da AllStrategy foi a rapidez e a simplicidade de sua implantação. “A maioria dos softwares exige um grande e longo projeto de implantação. A vantagem do Plano é a rapidez do projeto, como um todo. Quando você está procurando algo rápido e dinâmico, o primeiro contato com a empresa, com o Comercial, faz diferença. Quando a AllStrategy fez a apresentação da ferramenta acessível e prática, e era o que precisávamos. Desmarcamos na hora as apresentações dos concorrentes”, lembra Jesielly.

Iniciado em julho do ano passado, o processo de implantação durou uma semana, com a equipe da CalCenter, composta por três profissionais das áreas de Controladoria, TI e RH, alocada em Curitiba, na sede da AllStrategy. Posteriormente, foram necessárias apenas três reuniões, via Skype, com o consultor da AllStrategy para finalização. “No princípio, achamos que uma semana seria pouco tempo, mas a ferramenta é muito intuitiva e de fácil compreensão”, diz Jesielly.

O principal desafio do projeto foi a importação dos dados “Realizado” do sistema SAP para o Plano. Para tanto, foi acionado um consultor SAP, que customizou uma planilha, na formatação do Plano, para cargas de todo o Realizado da empresa.

De acordo com o Grupo CalCenter, o projeto prevê agora uma nova fase, incluindo customizações, com início previsto para o mês de setembro e conclusão para janeiro de 2018.